El DeCA: el nuevo documento electrónico de control administrativo obligatorio desde octubre de 2026

El sector del transporte de mercancías afronta un cambio importante en la gestión documental de los servicios. Desde el  5 de octubre de 2026, el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), en el marco de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, es obligatorio para el transporte público nacional de mercancías por carretera y el cabotaje, con algunas excepciones.

El DeCA sustituye el documento de control en papel, por un formato electrónico que permite acreditar las condiciones del transporte y facilitar la gestión durante todo el trayecto. Su aplicación afecta los transportes con origen y destino en España, y también el cabotaje realizado por empresas extranjeras. quedan excluidos, entre otros, el transporte privado complementario, la paquetería, el transporte internacional y determinados transportes especiales, como los de vehículos accidentados o averiados.

Quién lo tiene que generar? La responsabilidad corresponde al transportista efectivo y al cargador contractual, según las circunstancias de contratación del servicio. El documento tiene que incluir los datos identificativos de las partes, el origen y el destino, la mercancía transportada, la fecha y, si procede, la autorización especial y la matrícula del vehículo.

En cuanto al formato, el DeCA se tiene que generar en PDF, con una medida máxima de 5 MB, fecha y hora de creación o modificación y un código QR que permita la consulta. El documento tiene que ser nativo digital, sin escaneos ni anotaciones manuales, y tiene que estar disponible mediante un URL única. No hace falta firma electrónica.

Durante el transporte, el conductor tiene que poder mostrar el documento desde un dispositivo móvil, en papel con el código QR o mediante un código QR independiente. Hay que tener presente que las anotaciones manuscritas en una copia impresa no se consideran válidas ante las autoridades de transporte.

Si se producen cambios en los datos, se puede modificar el PDF manteniendo el mismo *QR o generar uno de nuevo. Una vez finalizada el servicio, el documento tiene que continuar disponible durante siete días y conservarse durante un año, como mínimo.

El sector de la excavación y la obra civil presenta particularidades. El DeCA puede ser compatible con el documento de identificación de residuos si incorpora los datos exigidos, mientras que el transporte de tierras y materiales de excavación no dispone de una simplificación específica. En el transporte privado complementario, el DeCA no es aplicable si se cumplen las condiciones documentales previstas a la normativa.

Más allá del cumplimiento normativo: una oportunidad de mejora

La entrada en vigor del DeCA no se tendría que atender únicamente como una nueva exigencia administrativa, sino también como una oportunidad para avanzar hacia una gestión más eficiente y coordinada del transporte. La digitalización puede facilitar la gestión más eficiente y coordinada del transporte. La digitalización puede facilitar la trazabilidad de los servicios, reducir errores documentales y agilizar el intercambio de información entre cargadores, transportistas y destinatarios. Aun así, estos beneficios no son automáticos: requieren sistemas fiables, procedimientos muy definidos y una coordinación efectiva entre todas las partes implicadas.

 En el sector de la excavación y la obra civil, donde los servicios pueden estar sujetos a cambios de última hora en los puntos de carga y descarga, los vehículos asignados o las características de la mercancía, disponer de una documentación actualizada y accesible puede acontecer especialmente relevante. Por eso, el reto no es solo generar correctamente el documento, sino integrarlo en la operativa diaria y garantizar que la información sea coherente con el servicio realizado.

En definitiva, el éxito del DeCA dependerá tanto del cumplimiento de los requisitos legales como de la capacidad de las empresas para incorporarlo a sus procesos de trabajo. Anticiparse, formar el personal y revisar los circuitos de información será clave porque esta obligación se convierta en una mejora efectiva de la gestión del transporte.